N° 15 - Dossier - Les coulisses d’une vente de TEKLAD

Les coulisses d’une vente de TEKLAD

C’est officiel, sur la 4ème édition de la vente de TEKLAD, l’association SRFA a dépassé la centaine de sacs commandés ! C’est un grand pas, la première commande était de 40 sacs. En seulement 3 ans, SRFA a réussi à plus que doubler ses commandes. Mais qu’est-ce que cela représente en termes de travail bénévole ? Durant ces 4 éditions, la quantité de travail et la façon de travailler ont beaucoup évolué, nous tâchons en effet d’améliorer sans cesse le processus afin de répondre aux différentes complications que nous rencontrons. Pour fêter la centaine de sacs commandés, je vous propose une visite des coulisses d’une vente de TEKLAD.

On commence par constituer une équipe constituée d’un minimum de deux groupes de bénévoles pouvant réceptionner les sacs de TEKLAD, d’une personne en charge de la coordination de toutes les étapes suivantes et d’une personne membre de la trésorerie de l’association SRFA. Il est possible que ces fonctions se cumulent, mais il est demandé d’éviter trop de casquettes, le projet étant long et fastidieux et afin de répartir au mieux les tâches. Bien qu’une personne soit désignée pour diriger le projet et rendre compte à l’association, toutes les décisions sont prises par l’ensemble des membres de l’équipe. Læ leader·euse a uniquement pour fonction de coordonner les diverses tâches. La vente des TEKLAD dure généralement entre 2 et 3 mois idéalement, mais souvent plus avec les aléas, les bénévoles doivent donc s’engager pour une durée assez longue.
Constituer l’équipe est une étape assez rapide.

Les actif·ve·s volontaires pour ce projet sont faciles à trouver puisqu’iels sont généralement consommateur·ice·s lors des ventes et on peut donc procéder à un léger roulement pour les bénévoles pour la partie logistique. Pour la personne en support et faisant partie de la trésorerie de l’association, les membres de la trésorerie, adeptes des tableaux Excel, sont des proies faciles !

Néanmoins, les bénévoles des deux points de livraisons sont à choisir avec prudence. Non seulement ces personnes vont gérer le conditionnement et l’expédition de toutes les commandes, mais elles seront soumises aux livraisons d’ENVIGO®. Ce sont des livraisons réalisées par des camions et il faut s’assurer que ceux-ci puissent passer dans la rue du point de livraison. De plus, il n’y a pas d’horaires de livraison. Malgré le fait que la commerciale fasse de son mieux, les livraisons sont assez aléatoires et il faut parfois pouvoir être présent toute la journée au point de rendez-vous du jour au lendemain. C’est l’un des plus gros défauts actuellement qu’il est impossible de régler réellement.

Ensuite, on va pouvoir établir les prix de vente des sacs de bouchons pour cette session, puisqu’ils peuvent potentiellement changer à chaque nouvelle vente. L’association SRFA, en tant qu’organisation à but non lucratif, doit bien vendre à un prix coûtant moyennant une faible marge d’environ 10% sur le prix d’un sac.

Les coûts du transporteur final, des emballages sont à la charge de læ consommateur·ice. Le montant global obtenu par l’association à la fin de la vente est alors rapporté en bénéfice dans ses comptes mais doit bien être inférieur au montant des cotisations perçues qui doivent rester le revenu principal de l’association, ce qui n’est pas difficile. L’existence de cette marge est uniquement en guise de « rémunération » du travail effectué par l’équipe en charge, et est entièrement reversée à l’association.

Au début du projet, l’équipe estime le nombre de sacs qui pourraient être vendus lors du projet soit au moyen d’un sondage réalisé publiquement, soit des précédentes commandes et des demandes reçues. Elle contacte l’entreprise ENVIGO® afin d’obtenir un devis qui servira de base aux calculs. La personne de la trésorerie réalise ensuite un calcul des prix de vente, grâce à un fichier Excel dédié, selon les informations récoltées et le propose aux actif·ve·s de l’association, en plus d’un calendrier de vente.

La validation des actif·ve·s se fait rapidement sur le topic de l’organisation de vente, sans réunion dédiée.

Une fois le prix fixé et validé par l’ensemble des actif·ve·s (y compris des membres du bureau de l’association), le projet de vente est officiellement lancé et un topic de commande est créé dans la partie adhérente du forum SRFA. Ce topic contient toutes les informations utiles pour informer les consommateur·ice·s, c’est-àdire la composition des bouchons (traduite par les actif·ve·s puisque la fiche de produit disponible sur le site d’ENVIGO® est en anglais) des  bouchons, les qualités nutritionnelles associées, les tarifs de ventes, les étapes de vente et d’expédition de la vente… Afin de valider leur commande, les adhérent·e·s doivent effectuer le paiement qui sera contrôlé par la personne de la trésorerie.

En parallèle de cette partie publique, l’équipe en charge du projet crée un fichier Excel partagé afin de pouvoir tou·te·s travailler ensemble en même temps sur le fichier. Le formulaire de vente est mis à jour et activé par une administratrice du site. Le formulaire, en plus d’ouvrir un message privé entre læ consommateur·ice et l’équipe du projet, envoie les réponses des adhérent·e·s dans une partie du forum assurant la sécurité de leurs données sensibles (adresses, identité, numéro de téléphone…) et qui n’est visible que par les membres de l’équipe du projet. Ces réponses sont retranscrites dans le fichier Excel afin d’établir la note du montant dû par l’adhérent·e par la personne de la trésorerie. Cette note est envoyée dans le MP avec læ consommateur·ice afin qu’iel procède au paiement. Une fois le paiement validé par la trésorerie, la commande est marquée validée
sur le fichier Excel de suivi.

C’est l’étape la plus longue du projet. L’association veillant à laisser un délai raisonnable afin que les adhérent·e·s puissent commander et procéder au paiement. Le tarif, bien que le plus bas dans le marché, représente un investissement au vu du poids des sacs. Le paiement peut nécessiter l’attente de la réception des revenus mensuels de l’adhérent·e, et cette partie est donc prise en compte par l’association.

Une partie communication est prévue pour cette étape : la vente est annoncée publiquement sur le site et sur la page Facebook de l’association. L’équipe de communication de SRFA veille ainsi à lancer plusieurs rappels tout au long de cette période de vente.

L’équipe du projet doit faire un point mensuel (nombre de sacs vendus, nombre de commande validée et/ou en cours de validation…) avec les actif·ve·s de l’association lors de la réunion mensuelle où iels se réunissent tous pour parler de tous les projets de l’association.

Une fois la procédure de prise de commande arrivée à terme, l’équipe clôt le formulaire de commande à l’aide d’un·e administrateur·ice du site de l’association. La trésorerie de SRFA crée alors un bon de commande à partir des devis et l’envoie par mail à la présidence pour signature.

Une fois que la présidence a signé le bon de commande, le devis et le bon de commande sont envoyés à notre correspondante commerciale auprès d’ENVIGO® afin qu’elle valide notre commande. Cette étape est assez courte, les démarches se faisant toutes par voie dématérialisée. Seul le délai de réponse de la commerciale d’ENVIGO ® peut varier selon son niveau d’activité.

Durant la prise de commande, l’équipe a créé un fichier Excel partagé afin de regrouper toutes les informations des consommateur·ice·s de la vente. Il est temps pour l’équipe de traiter les données. En cas d’expédition par Mondial Relais ou Relais Colis, on vérifie si un point relais a été choisi et s’il est toujours disponible. Il est malheureusement courant que ceux-ci ne soient plus disponibles au dernier moment. Dans le cas où le point relais n’est plus disponible, la personne qui gère les MPs de commande est missionnée pour prendre contact avec l’adhérent·e pour valider un nouveau point de retrait.

Une fois que tous les points de retrait sont validés, la trésorerie de l’association a la charge de réaliser les étiquettes de transport des commandes et de les fournir aux bénévoles qui vont expédier les colis. Elle doit rembourser tout achat rendu nécessaire pour cette expédition sur la base de justificatifs fournis (ticket de caisse, facture…). Ces achats concernent principalement l’achat de cartons, de sacs en jute à destination alimentaire pour la création des demi-sacs, de scotch pour refermer les cartons de colis… De plus, une liste est fournie, avec les étiquettes, aux bénévoles s’occupant de la réexpédition résumant les commandes dont iels ont la charge. Leur travail de réexpédition étant déjà un gros investissement de leur part, on essaye de les aider au mieux à distance !

Dès que la commande est validée par ENVIGO ®, le délai de livraison chez nos bénévoles est variable entre une à deux semaines. Une fois celle-ci réceptionnée, le bénévole doit défaire la palette et réaliser la constitution des colis destinés à l’expédition. Si l’adhérent·e a choisi comme mode de retrait le retrait sur place, iel est mis·e en relation avec læ bénévole afin qu’iels décident à deux du meilleur moment pour le retrait en fonction de leur agenda respectif. Si l’adhérent·e a choisi comme mode de retrait l’expédition, læ bénévole doit réaliser son colis avec l’aide de l’étiquette fournie par la trésorerie et la liste, et devra déposer ce colis dans un relais colis ou dans un bureau de poste selon le transporteur choisi. Aucun frais, autre que le transport des colis, n’est à la charge des bénévoles, la trésorerie se charge de toutes les créations et paiements des étiquettes.

Cette partie dépend uniquement du temps libre des bénévoles chargé·e·s de l’expédition des colis. La durée est donc très variable selon la quantité de colis à expédier et d’adhérent·e·s à accueillir pour le retrait de leur commande. On table en général sur un délai de deux à quatre semaines.

De plus la quantité et la taille des relais et des bureaux de poste choisis par les bénévoles pour l’expédition des colis est un facteur à prendre en compte. Si le relais ou le bureau de poste ne dispose que d’une petite salle pour les colis, læ bénévole ne pourra expédier tous les colis le
même jour, sans compter que la place disponible dans la voiture du ou de la bénévole est aussi restrictive.

Une fois que tous les colis sont expédiés et que tous les colis à retirer sur place ont été retirés, l’équipe réalise un compte-rendu détaillé sur le topic de la vente et læ leader·euse du groupe présente les chiffres sous forme d’un bilan financier lors de la prochaine réunion mensuelle aux actif·ve·s. Le bilan financier est validé par les actif·ve·s de l’association durant la réunion et le topic de la commande est archivé dans la partie des projets finis de la partie des actif·ve·s du forum de l’association.

Voilà, vous savez tout de ce qui se passe dans les coulisses lors d’une vente de Teklad ! Chaque vente est un processus long et fastidieux à mettre en place, mais c’est le cas pour toutes les ventes en réalité. Je profite de ce dossier pour vous adresser de la part de l’équipe nos plus sincères remerciements. Vous avez été toujours conciliant·e·s et sympathiques avec nous lors de nos commandes, et c’est un véritable plaisir d’organiser ces ventes grâce à vous.

Texte : BarkingHound. Photos : Vazaha.